Regulamin Kontroli Zarządczej

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2012
Dyrektora Szkoły Podstawowej w Mieczynie z dnia 30 stycznia 2012 r.

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ

 w Szkole Podstawowej w Mieczynie 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:
   • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
   • skuteczności i efektywności działania,
   • wiarygodności sprawozdań,
   • ochrony zasobów,
   • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
   • efektywności i skuteczności przepływu informacji,
   • zarządzania ryzykiem.
2. Obszary kontroli zarządczej:
   1. środowisko wewnętrzne;
   2. cele i zarządzanie ryzykiem;
   3. mechanizmy kontroli;
   4. informacja i komunikacja;
   5. monitorowanie i ocena.
3. Funkcjonowanie kontroli zarządczej:
   1. gdy mowa o „Ustawie o systemie oświaty” rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2010 r nr 54/320 z póź. zm.)
   2. gdy mowa o „Karcie nauczyciela” rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2009 roku nr 219/1706 z póź. zm.).

STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

§ 2

I. Przestrzeganie wartości etycznych

1. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań.
2. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.
3. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla nauczycieli określa Karta nauczyciela i Ustawa o systemie oświaty.
4. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla innych pracowników szkoły określa Kodeks Pracy.
5. Zasady etyczne dla wszystkich pracowników określa także Kodeksu etyki wprowadzony zarządzeniem Nr 3/2012

§ 3

II. Kompetencje zawodowe

1. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli mniemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 z późn. zm.).
2. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.).
3. W przypadku pracowników na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień wynikających z ustaw, przepisów resortowych i innych (jak np. dyrektora, głównego księgowego), wymagania te są weryfikowane na etapie rekrutacji przez jednostkę nadrzędną.
4. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata.
5. Rekrutację nowych nauczycieli lub pracowników szkoły przeprowadza Dyrektor Szkoły.
6. Pracownicy uczestniczą w systematycznych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę i umiejętności organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora szkoły.
7. Nauczyciele podlegają także okresowej ocenie, zgodnie z Kartą nauczyciela i Ustawą o systemie oświaty.
8. Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w szkole zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy.

§ 4

III. Struktura organizacyjna

1. Zasady organizacyjne i wewnętrzną strukturę szkoły reguluje Ustawa o systemie oświaty.
2. Strukturę organizacyjną szkoły określa Statut Szkoły zatwierdzony prze Radę Pedagogiczną.
3. Dla każdego pracownika określony jest w formie pisemnej aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przechowywany u sam. specjalisty ds. kadrowych.

§ 5

IV. Delegowanie uprawnień

1. Każdemu pracownikowi szkoły przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika.
2. W placówce stosuje się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji o charakterze bieżącym, a przyjęcie ich potwierdzane jest podpisem osoby przyjmującej. Niektóre obowiązki przekazuje się na podstawie odrębnych upoważnień pracownikom administracji. Zostało również zawarte porozumienie z ZOPO w Krasocinie w zakresie obsługi finansowo-księgowej i kadrowej.

CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

§ 6

I. Misja szkoły

1. Misję Szkoły określa wstęp do Ustawy o systemie oświaty – Oświata w Rzeczypospolitej Polskiej stanowi wspólne dobro całego społeczeństwa; kieruje się zasadami zawartymi w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także wskazaniami zawartymi w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Międzynarodowym Pakcie Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Konwencji o Prawach Dziecka. Nauczanie i wychowanie - respektując chrześcijański system wartości - za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u młodzieży poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Szkoła winna zapewnić każdemu uczniowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotowań go do wypełniania obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności”.
2. Cele i zadania szkoły określa Ustawa o systemie oświaty.
3. Cele i zadania szkoły precyzuje Statut Szkoły.

§ 7

II. Cele i zadania, monitorowanie i ocena ich realizacji

1. Cele i zadania szkoły określane są w okresie nie krótszym niż rok.
2. Realizację celów i zadań monitoruje się za pomocą wyznaczonych mierników.

§ 8

III. Identyfikacja ryzyka

1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów ustalonych wyżej.
2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez:
   1. identyfikację ryzyka,
   2. monitorowanie realizacji zadań,
   3. analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych.
3. O terminie przeprowadzania identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor szkoły. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka.

§ 9

IV. Analiza i reakcja na ryzyko

1. Dyrektor szkoły na podstawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określa rodzaj możliwych reakcji na ryzyko ( tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie).
2. Określane są działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

§ 10

V. Mechanizmy kontroli

1. Wynik kontroli stanowią odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko w podejmowanych działaniach. Celem kontroli jest zapewnienie zgodnego z prawem powszechnymi wewnętrznym, efektywnego, oszczędnego i terminowego wykonywania zdefiniowanych zadań.
2. Czynności kontrolne w ramach systemu kontroli zarządczej w szkole podejmuje dyrektor lub osoba przez niego wyznaczona w ramach prowadzonego nadzoru w celu zagwarantowania statutowej ciągłości działalności.
3. W celu prowadzenia działań kontrolnych dyrektor opracowuje narzędzia kontrolne adekwatne do poziomu ryzyka i rodzaju kontrolowanych zadań i używa ich zgodnie z określonym harmonogramem.
4. Kontrola zadań dydaktycznych podlega pod nadzór pedagogiczny, prowadzony w szkole na mocy odrębnych przepisów.
5. Czynności kontrolne mają charakter diagnostyczny w celu sprawdzenia zgodności wykonywanych zadań z założeniami, planami i standardami oraz prognostyczny w celu przewidywania zagrożeń i możliwości lepszego wykonywania zadań.
6. Wprowadzenie i stosowanie mechanizmów kontrolnych nie może generować kosztów wyższych niż wartość korzyści dzięki nim uzyskanych.
7. Mechanizmy kontroli i nadzoru oraz wynikające z nich narzędzia służą ochronie wszystkich zasobów szkoły. Każdy pracownik odpowiada za dbałość o powierzone mu mienie oraz zasoby przeznaczone do wspólnego użytku.
8. Szczególną dbałością otacza się budżetowe i pozabudżetowe środki finansowe.
9. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor i pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych.
10. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej  obejmuje:
    1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
    2. badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
    3. prowadzenie gospodarki finansowej.
11. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są:
    1. dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej,
    2. pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby.
12. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie – dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania..
13. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły.
14. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący:
    1. zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień;
    2. odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.
15. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.
16. Dane zgromadzone w systemach informatycznych podlegają bieżącej aktualizacji, zabezpieczeniu i kontroli dostępu poprzez system haseł, zgodnie z przepisami prawa oraz w celu zapewnienia ciągłości działalności szkoły.
17. Systemy informatyczne podlegają ochronione poprzez zastosowanie legalnych, aktualizowanych rozwiązań programowych i sprzętowych
18. W szkole funkcjonują mechanizmy kontroli zarządczej w postaci regulaminów, instrukcji, procedur.

§ 11

VI. Nadzór

1. Nadzór pedagogiczny sprawowany jest według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.).
2. Nadzór pedagogiczny i finansowy nad Szkołą sprawuje jednostka nadrzędna, odpowiednio Kuratorium Oświaty w Kielcach i Urząd Gminy w Krasocinie.
3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w Szkole sprawuje Dyrektor Szkoły.

§ 12

VII. Ciągłość działalności

1. Ciągłość działalności gwarantuje:

1. 1. odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących,
   2. ochrona zasobów, w tym stosowanie Instrukcji w sprawie określenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym oraz zasad ochrony i warunków przetwarzania danych,
   3. stosowanie procedur i instrukcji dotyczących rachunkowości i finansów,
   4. bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej (sprawowany w zakresie finansowym i pedagogicznym).

§ 13

VIII. Monitorowanie i ocena

1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie.
2. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
3. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej.
4. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej.
5. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów.

§ 14

1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej.
2. Samooceny dokonuje dyrektor.
3. Dyrektor Szkoły, na podstawie sprawozdań (samooceny) nauczycieli, przestawia ocenę osiągnięcia celów pedagogicznych Szkoły.
4. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w szkole. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora szkoły za poprzedni rok.

§ 15

IX. Informacja i komunikacja

1. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez:

1. 1. właściwą oraz rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
   2. instrukcję kancelaryjną.
2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez:
   1. właściwą oraz rzetelną komunikację.  Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
   2. książkę zarządzeń,
   3. tablicę ogłoszeń,
   4. pocztę elektroniczną,
   5. zebrania Rady Pedagogicznej,
   6. zebrania z pracownikami obsługi.
3. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor Szkoły zgodnie Ustawą o systemie oświaty.

§ 16

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 02 stycznia 2012 r.